Para que uma disciplina de um curso da UFRGS seja desenvolvida no Clínicas, ela deve prever em seu plano de ensino/súmula, a prática acadêmica ou o estágio curricular em ambiente hospitalar. 

A solicitação de cadastramento da disciplina ou estágio deve ser feita pela direção da Unidade ou pela Comissão de Graduação (Comgrad) do curso à Diretoria de Ensino do HCPA. A aprovação da realização do estágio/prática acadêmica por esta Diretoria dependerá do aval da respectiva Chefia do Serviço onde será realizada a atividade de ensino. Para os estágios obrigatórios há necessidade de formalização através de Termo de Compromisso de Estágio.

Após aprovação, as comissões de graduação e secretarias dos cursos de pós-graduação devem enviar para a Diretoria de Ensino as informações referentes à realização da atividade prática no HCPA, bem como dos alunos. Estas informações são compartilhadas com a Central de Identificação para cadastro, identificação, atribuição de perfil e emissão dos crachás.